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Liebe Leserin, lieber Leser
Wir blicken auf ein anspruchsvolles Jahr mit vielen Neuerungen zurück. Auch auf ein Jahr, in dem die ETH den Gürtel enger schnallen musste. Fester als sie es bisher gewohnt war. Im kommenden Jahr werden wir genau so vieles bewegen, obgleich auch 2024 die Budgets knapp bleiben werden. Umso wichtiger ist es, dass wir mit digitalen Mitteln die Automatisierung und Effizienz von Geschäftsprozessen vorantreiben.
Digitalisierung: Für viele bloss ein Schlagwort, was sich auf Präsentationen gut macht. Für die Informatikdienste aber schon immer Inhalt unserer Tätigkeit. Mit unseren Lösungen beschleunigen wir Geschäftsabläufe und bieten Transparenz, wie es sonst kaum möglich wäre. Digitalisierung ist bei uns nicht nur ein Wort, sondern zeigt sich in konkreten Resultaten.
Lesen Sie dazu im inside|out drei Beispiele zum Ende des Jahres und freuen sich mit uns auf ein weiteres Jahr mit digitalem Fortschritt.
Ich danke Ihnen allen für die gute Zusammenarbeit und wünsche Ihnen für 2024 das Beste.
Herzlichst
Dr. Rui Brandao
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| Holzstempel adieu. Marco Mobiglia, Wolfgang Sichler und Roland Fehr, von links, sind die Köpfe, um neu Dokumente einfach, schnell und sicher zu stempeln |
eSiegel: Dokumente elektronisch stempeln |
Im Rahmen der Modernisierung von WELBA konnte die Immatrikulationsbescheinigung (IMBE) durch den ID-Service «eSiegel» vollständig digitalisiert werden. Neu ist es möglich, Dokumente im Massengeschäft zu stempeln. Versehen mit einem solchen Stempel, können Dokumente von Personen ausserhalb der ETH Zürich hinsichtlich Echtheit, Ursprung und Integrität geprüft werden.
Durch den eSiegel-Service kann die ID ein geregeltes elektronisches Siegel gemäss ZertES (Bundesgesetz für elektronische Signaturen) einer Applikation zur Verfügung stellen. Dokumente, die in grosser Anzahl von der ETH in einer Applikation erstellt werden und einen offiziellen Charakter aufweisen, sind mit dem Service einfach, schnell und sicher mit einem Stempel zu signieren. Das gestempelte Dokument kann über eine Webseite, zeit- und ortsunabhängig von jedem Empfangenen geprüft werden. Organisatorisch ist das für die ETH eine grosse Entlastung, da keine Dokumente mehr ausgedruckt und verschickt werden müssen. Für die Empfängerinnen und Empfänger ist es ebenfalls eine Vereinfachung, da man die IMBE selbstständig abrufen und bei sich ablegen kann. Der Service ist ausschliesslich für das Massengeschäft vorgesehen. Dokumente können nicht individuell gestempelt werden, und die Nutzung des Services muss durch den ID-Direktor bewilligt werden. Mehr zum Service ist im IT-Service Katalog zu finden. Das Projekt WELBA (Weiterentwicklung Lehrbetriebs-Applikationen) ist ein gemeinsames Projekt der ID und der Akademischen Dienste (AkD).
Wolfgang Sichler, Windows Services (ID APPS) |
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| WLAN für Tagesgäste / Visitors |
| Besuchende an der ETH erhalten unkompliziert Internet-Zugriff über unser WLAN. Neu ist es möglich, die Registrierung alternativ über E-Mail vorzunehmen. |
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| Ohne Inventarisierung ist die Compliance in Gefahr, und bei einem möglichen Hersteller-Audit hat das böse Folgen (Bild links); inszeniert vom «Benutzer» Christian Hagen, der vom «Auditor» (hier gespielt von Ralph Curschmann) für unkorrekte Lizenzierung «bestraft» wird. Inventarisierte Geräte helfen bei der Einhaltung von Compliance (Bild rechts). Die «Benutzer» Mario Russo und Markus Brodbeck, von links, können entspannt die installierte Software nutzen, und optimieren «nebenbei» ihre Software-Kosten |
Einführung SAM-Tool mit Software-Inventarisierung |
Die Informatikdienste führen das Software-Werkzeug «RaySAMi» schrittweise ein, um das Software Asset Management (SAM) zu unterstützen. Installierte Software wird entweder mittels einer Inventarisierungs-Software auf dem Zielgerät erhoben oder die Daten aus Deploymentsystemen wie JAMF und Baramundi gelesen. Die aus den Daten erstellte Lizenzbilanz hilft, Kosten zu senken und Compliance sicherzustellen.
Das SAM der ID ermöglicht, Softwarekosten zu senken und gleichzeitig die Vorschriften der Softwarehersteller einzuhalten. Das neu eingeführte SAM-Tool RaySAMi unterstützt uns dabei auf vielfältige Weise. Eine der Hauptaufgaben vom Tool ist die Erfassung der installierten Campus-Software und der verwendeten Hardware (z.B. Prozessortyp und die Anzahl der CPU-Kerne) auf den Zielgeräten. Dies erfolgt entweder durch eine auf dem Gerät installierte SAM-Software oder durch die Nutzung von Daten aus bestehenden Quellen wie Deployment-Werkzeugen (JAMF, Baramundi).
Mit den aufbereiteten Daten wird eine Lizenzbilanz gebildet, welche die Softwarenutzung mit den erworbenen Nutzungsrechten aus Lizenzverträgen vergleicht. Das ist keine einfache Aufgabe: Komplexe Nutzungsrechte wie Zweitnutzungsrecht, Virtualisierungsrecht, 90-Tage-Regel, Plattformgebundenheit, Subskriptionspflichten usw. muss ein SAM-Werkzeug bei der Bilanzierung berücksichtigen. Moderne SAM-Werkzeuge wie RaySAMi bieten so eine wirksame und professionelle Unterstützung im Bereich Software Asset Management. Aus den aggregierten Daten lassen sich Reports und Dashboards erzeugen, die dem SAM-Team, dem Management und den dezentralen Organisationseinheiten (ZO, Departemente) helfen, die Ziele bezüglich Kostenoptimierung und Compliance zu erreichen.
Um erste praktische Erfahrungen zu sammeln, rollt in einer ersten Phase die ID das neue Werkzeug innerhalb der Informatikdienste und den Zentralen Organen aus. Danach werden die Departemente durch einen individuell gestalteten Onboarding-Prozess eingebunden. Departementsspezifische Bedürfnisse werden dabei jeweils berücksichtigt. Mit dem neuen Tool soll SAM in allen Einheiten der ETH Zürich besser etabliert werden, um vorhandene Mittel effizienter einzusetzen. Mehr Details zu SAM gibt es auf der WIKI-Seite (Login).
Ralph Curschmann, Procurement and Compliance (ID CCR) |
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| DeepL Pro Translator Abonnement |
| Der maschinelle Übersetzungsdienst DeepL Pro kann im IT Shop kostenpflichtig bestellt werden. Vorteile mit einem DeepL-Abo: Für die monatliche Übersetzung gibt es keine Beschränkung hinsichtlich der Zeichenanzahl. Ausserdem bietet es Datensicherheit, da die Texte nach der Übersetzung gelöscht und nicht zum Lernen verwendet werden. Trotz Pro-Version dürfen vertrauliche und streng vertrauliche Informationen damit nicht übersetzt werden. |
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| Paul Signer, Roger Schlumpf und Fabio Consani, von links, wissen wieviel die Cloud kostet |
Transparente Kostenübersicht der eingesetzten Cloud-Ressourcen |
Cloud-Ressourcen werden nach ihrer Nutzung abgerechnet und können von wenigen Rappen pro Monat bis zu Tausenden von Franken pro Tag variieren. Das macht es schwer, den Überblick zu behalten. Deshalb haben die Informatikdienste die neue Dienstleistung «Cloud Resource Management» entwickelt, die den Bezug von Cloud Ressourcen unterstützt und vereinfacht sowie die anfallenden Kosten über das «Cost Management Portal» (CMP) transparent darstellt.
Schon seit Jahren werden an der ETH verschiedene Cloudanbieter wie Amazon AWS, Microsoft Azure und Google GCP genutzt. Nutzende konnten dort Rechner-Infrastrukturen für ihre Zwecke zusammenstellen und verwenden, mussten sich jedoch selbst um die Bestellung, den Aufbau und die Bezahlung über ihre Kreditkarten kümmern.
Jetzt bieten die Informatikdienste Unterstützung an: Sie haben Verträge ausgehandelt, die den ETH-Vorgaben entsprechen, und Partner gefunden, um vereinbarte Bedingungen und Preise sicherzustellen. Das Cloud Service Center hat auch Methoden entwickelt, um die Verwaltung von verschiedenen Cloud-Instanzen zu automatisieren und sie der ETH näher zu bringen. Dazu gehört auch die Kostentransparenz über das «Cost Management Portal». Neu können ETH-Mitglieder Cloud-Ressourcen von Azure oder GCP über den IT Shop bestellen. Dabei müssen sie ein Jahresbudget und eine Kostenstelle angeben. Damit wird sichergestellt, dass alle kostenpflichtigen Komponenten auch dem richtigen Projekt zugeordnet werden können.
Im CMP werden schliesslich die verschiedenen Komponenten und ihre erzeugten Kosten angezeigt. Es können zusätzliche Warnhinweise konfiguriert werden, z.B. um die Budgetbewilligende Person zu benachrichtigen, sobald die Hälfte des Budgets aufgebraucht ist. Die Kosten werden dabei monatlich verrechnet. Im IT Shop sind die «Cloud Ressource Management-Offerings» ab sofort verfügbar. Bei Fragen bitte ein Ticket ans CSC stellen. Das CMP wird bis Q1/Q2 2024 fertiggestellt. Mehr Informationen im CSC-Blog.
Paul Signer, neuer Gruppenleiter Portfolio Management (ID CCR)
Roger Schlumpf, Senior Software Engineer & Cloud Architekt, Portfolio Management (ID CCR) |
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| Auf der Suche nach E-Mails |
| Unser Tipp: Überprüfen Sie regelmässig, ob korrekte E-Mails im Spam gelandet sind. Lesen Sie im ID-Blog, wo Sie suchen sollten. |
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Lernen Sie mehr über dieses IT-Fundstück |
Gehen Sie mit uns auf Zeitreise: Dieses alte ETH-Telefon hat ein ID-Mitarbeiter vor der Entsorgung gerettet. Raten Sie mit und erfahren Sie mehr über das IT-Fundstück.
Frage: Wie viele Drähte braucht man mindestens, um telefonieren zu können? |
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| Save the date: Informatiktage 2024 |
| Die nächsten Informatiktage finden vom 18. März bis 23. März 2024 statt. Auch die ID beteiligt sich zusammen mit dem D-INFK. Besuchen Sie uns am Tag der offenen Tür am Samstag, 23. März im Gebäude CAB. |
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| Optimierung ETH-Druckerlandschaft |
| Die Druckerlandschaft soll zukünftig nachhaltig und kosteneffizient gestaltet sein. Die Informatikdienste beteiligen sich und haben folgende Massnahmenpakete geschürt. |
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| Cookpit: Kulinarische Köstlichkeiten in Bild und Wort |
| Zum Herbstsemester-Start 2023 hat die Sektion ID Applications (ID APPS) in enger Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Stellen der ETH und den externen Caterern das neue System «Cookpit» in Betrieb gesetzt. Mehr zum neuen System und zur Webtechnologie im ID-Blog. |
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