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English version below
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| 13 Jahre ETHIS – wir sind nicht abergläubisch! |
Liebe ETHIS Nutzerinnen und Nutzer,
seit 2009 stellt das ETHIS Portal Instrumente für administrative Kernprozesse wie Personal, Finanzen, Beschaffungen zur Verfügung und stärkt damit die Daten- und Prozesssicherheit an der ETH Zürich. Diesen Weg wollen wir auch im Rahmen der jüngeren Strategy for the Digitalization of the ETH-Administration weitergehen.
Der ETHIS Newsletter informiert Sie künftig dreimal jährlich über Schritte auf diesem Weg. Hauptthema des ersten Newsletters ist die neue ETHIS Beschaffungsplattform. Sie steht seit 14. November 2022 zur Verfügung und ermöglicht Ihnen, Einkäufe in externen Lieferantenshops von A bis Z effizient und papierlos via ETHIS abzuwickeln.
Ich wünsche Ihnen eine von A bis Z informative Lektüre -
Ihr Markus Knaus
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| ETHIS Beschaffungsplattform mit externen Webshops |
| In der neuen ETHIS Beschaffungsplattform (ETHIS Beschaffungen > Einkauf > ETHIS Beschaffungsplattform) finden Sie seit 14. November 2022 nicht nur die ETH-internen Webshops, sondern auch 32 weitere Lieferantenshops für Büro-, Werkzeug- und Laborbedarf: z.B. Merck (Sigma Aldrich), Lyreco, Brack, Digitec, Distrelec, Thermo Fischer und viele andere mehr. In der Praxis heisst das, ETHIS Nutzer:innen |
| • | | haben mit einem einzigen Login (ETHIS) Zugriff auf alle integrierten Lieferantenshops; |
| • | | profitieren von günstigen ETH-Konditionen; |
| • | | wickeln von der Bestellung bis zur Zahlung alles papierlos ab, die Vorerfassung der Rechnung erledigt ETHIS; |
| • | | haben immer eine aktuelle Übersicht über Ihre Bestellungen und deren Status. |
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| Auf die Beine gestellt wurde die neue Beschaffungsplattform von einem abteilungsübergreifenden Team: Franco Gentile (CCSAP, Lead), Carmine D'Agostino und Corsin Sgier (ID), André Baumgartner und Petra Aerni (Einkaufskoordination) sowie Alessandra Kindle (Controlling). |
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| "Früher war alles besser ... Heute ist es einfacher" - das Motto von (von links) André Baumgartner, Carmine D'Agostino, Franco Gentile, Petra Aerni, Alessandra Kindle (Foto: Botond Tabani) |
Die Anfänge des Projektes waren bescheiden, denn 2019 ging es zunächst nur um eine unverbindliche Nutzenanalyse: "Was wäre, wenn man via ETHIS auch extern einkaufen könnte?". Rasch wurde daraus aber eine Projektstudie mit dem D-BSSE – wo massgeblich die Facility Services for Science & Teaching mit Niels Bürckert, Linda Büchi, Fabian Rufi und Ursula Messerli eingebunden waren – und schliesslich ein umfassendes Projekt zur Beschaffung an der gesamten ETH. Franco Gentile freut sich noch heute über diese erfolgreiche "Stufenzündung". Das Herantasten sei für den komplexen Prozess genau das richtige Verfahren gewesen. Zudem habe man dadurch schon früh die Konzeptentwicklung an den Nutzerbedürfnissen ausgerichtet, zunächst im Pilot mit dem D-BSSE, später auch bei den Tests im D-USYS, D-HEST und weiteren Einheiten. "Ja, die Unterstützung durch die Pilotnutzer:innen war toll ", sagt Alessandra Kindle, "und sie hat unglaublich viel zum Gelingen beigetragen."
Die Beschaffungsplattform sei ein gutes Beispiel dafür, dass Verbesserungen für Nutzer:innen und Fachabteilung Hand in Hand gehen können, meinen Tobias Thanscheidt und André Baumgartner von der Einkaufskoordination. "Die Original-Webshopkataloge von Lyreco, Brack und anderen ins ETHIS zu holen, bot für uns die Chance, sogenannte 'wilde' Bestellungen ausserhalb des Systems zu verringern und dadurch die Compliance zu verbessern. Zugleich profitieren die Nutzer:innen von besserem Service und günstigeren Preisen. Bei den meisten Lieferanten entfallen zudem Transportkosten und Kleinmengenzuschläge." Auf die Frage, ob es denn auch ein Gewinn für die Lieferanten sei, antworten sie: "Durchaus: Die Lieferanten können durch die Bündelung auf einen ETH-Kanal ökonomischer und ökologischer agieren. Z.B. müssen sie nicht mehr unzählige Einzelaccounts für ETH-Mitarbeitende führen."
Die Beziehung zwischen ETH und Lieferanten hat Carmine D'Agostino beim Brückenbau zwischen ETH-System und Lieferantensystemen hautnah erlebt. "Der Digitalisierungsgrad und die technische Kompetenz der 32 Partner waren extrem unterschiedlich," berichtet er. "Da ist alles dabei, von der Firma, die online eingehende Bestellungen manuell abtippt, bis hin zu Firmen, die ihre IT-Aufgaben an Massendienstleister auf anderen Kontinenten ausgelagert haben." Bei vielen Firmen spüre man auch, dass die Entwicklung der Unternehmensstruktur, wie der Aufkauf anderer Firmen, enorme Anforderungen an die IT-Integration stelle und kaum Luft für Updates oder Verbesserungen lasse. Den Gemeinplatz, dass private Unternehmen effizient arbeiten und öffentliche Einrichtungen nicht, könne er deshalb nicht bestätigen. "Die ETH profitiert sehr vom in-house Knowhow ihrer IT-Spezialisten. Wir haben innert relativ kurzer Zeit eine massgeschneiderte, schlanke Lösung gebaut und der ETH so dauerhaft teure Lizenzen für schlechtsitzende Konfektion von der Stange erspart."
Also alles bestens gelaufen? Nein, Schwierigkeiten habe es natürlich schon gegeben, räumt Alessandra Kindle ein. "Eine grosse Herausforderung war die Heterogenität der Bestellpraxis an der ETH. Aber das ist uns vertraut: Standardisierungen sind an der ETH eigentlich immer schwierig. Bestehende Handhabungen sind meist sehr ausdifferenziert und niemand gibt sie gern auf – sei es aus guten Gründen oder einfach aus liebgewonnener Gewohnheit. Wir versuchen dann, einen Weg zu finden, der für die Mehrheit akzeptabel und vernünftig ist."
"Und den Schreck in der ersten Woche nach dem Go-live werde ich auch nicht vergessen," ergänzt Franco Gentile, "als plötzlich ein grosser Lieferant wegen einiger lange unbezahlter Rechnungen sämtliche Lieferungen an die ETH sperrte. Das hatte zwar mit unserer Beschaffungsplattform nichts zu tun, aber wegen der zeitlichen Koinzidenz lag natürlich ein böser Verdacht nahe ...".
Entmutigen lässt sich das ETHIS Team davon so oder so nicht: Als nächste Schritte für 2023 sind weitere Shop-Integrationen sowie eine Optimierung des Rechnungsprozesses geplant. Feedback ist schon jetzt erwünscht! |
Kleine Gebrauchsanweisung: Was Sie wissen sollten.
Private Bestellung? Auch wenn es verlockend wäre: Es ist unzulässig, via ETHIS Beschaffungsplattform Waren zum privaten Gebrauch zu bestellen (auch wenn Sie den Preis erstatten). ETH-Sonderkonditionen gelten leider nur für die ETH und ihre Mitarbeitenden, nicht für Sie als Privatperson. Der Warenversand erfolgt deshalb ausschliesslich an ETH-Adressen.
Nachhaltigkeit und Bestellkoordination. Prinzipiell hat jede/r ETH-Mitarbeitende in ETHIS Zugriff auf die angebundenen Lieferantenshops und kann dort einen Warenkorb zusammenstellen. Die Bestellung wird jedoch erst ausgelöst, wenn eine Person mit Zeichnungsberechtigung (Budgetverantwortlicher, stellvertretender Budgetverantwortlicher, Budgetmanager, Budgetassistent) diese genehmigt. Wenn Sie im Sinne der Nachhaltigkeit Kleinlieferungen vermeiden möchten oder in Ihrem Team eine starke Koordination von Bestellungen ohnehin üblich ist, empfehlen wir, Ihr Team entsprechend zu informieren. (Sie können, aber müssen nicht alles nutzen, was technisch möglich ist.)
Berechtigung "Einkäufer". Personen mit dieser Berechtigung konnten bisher nur in ETH-internen Webshops bestellen (z.B. im Büromaterial-Shop), und zwar bis 1'500 CHF pro Bestellung. Auf der neuen Beschaffungsplattform erstreckt sich diese Berechtigung auch auf Bestellungen in den angebundenen externen Lieferantenshops (siehe Finanzreglement Art. 36a). Wenn in Ihrem Team viele Personen eine "Einkäufer"-Berechtigung haben, sollten Sie als Budgetverantwortliche:r ggf. erwägen, diese Praxis einzuschränken. Hilfe gibt es hier: Berechtigung löschen. Bei Fragen eröffnen Sie bitte ein Ticket.
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| Kurzmeldungen |
Gästemanagement in ETHIS
Am 1. Juli 2023 wird das neue Gästereglement der ETH Zürich in Kraft treten, das einen neuen Prozess zur Gästeregistrierung vorsieht. ETHIS wird diese Registrierung unterstützen: Künftige Gäste können dann ihre persönlichen Daten über eine webbasierte Maske erfassen. Weitere Informationen folgen im Frühling 2023.
Workflow für das PSP-Management
Pro Jahr werden nahezu 5'000 Eröffnungen, Mutationen und Schliessungen von PSP-Elementen durchgeführt. Die Aufträge hierzu gehen auf acht (!) unterschiedlichen Formularen ein, per e-Mail, Ticket und Post. Um die Handhabung für Kund:innen und Mitarbeitende des Finance Desk zu verschlanken, wird aktuell ein Workflow für das PSP- Management entwickelt, mit dem Aufträge direkt via ETHIS angestossen werden können; der Finance Desk wird diese dann ohne Medienbruch direkt in ETHIS weiterbearbeiten. Das Go Live ist derzeit für 2023 anvisiert.
ETHIS Inbox: Überfällige Forderungen
Forderungen, welche nach mehrfachen Mahnungen unbezahlt bleiben oder auf Wunsch des Rechnungstellers nicht durch die Abteilung Rechnungswesen gemahnt werden sollen, können zukünftig in ETHIS bewirtschaftet werden. Die Mitteilung, dass über den weiteren Verlauf entschieden werden muss, finden ETH-Rechnungsteller demnächst in ihrer ETHIS Inbox unter "Überfällige Forderungen".
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| Hinweise und Termine |
ETHIS News
Neugierig? Auf der Seite ETHIS News finden Sie |
| • | | die ETHIS Informationsveranstaltung vom 1. September 2022 (Video und Präsentation), u.a. zur Organisation des ETHIS Programmes, |
| • | | eine laufende Chronologie zu ETHIS Neuerungen (auch kleineren). |
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Schulungen
Das neue Schulungsprogramm ist in Vorbereitung. Die Termine werden laufend veröffentlicht unter: Finanz- und Controlling-Kurse für administratives Personal.
Annual Academic Achievements (AAA)
Eingabezeitraum: 3. November 2022 bis 31. Januar 2023.
Anleitungen zur Bearbeitung des Berichts sowie Informationen zum Inhalt unter ETHIS Help.
Jahresabschluss und Jahresabrechnung
15. Dezember 2022: letzte Eingabe von Buchhaltungsbelegen und Abgrenzungen
23. Dezember 2022: letzte Meldung von Verträgen über 500'000 CHF
30. Dezember 2022: letzte Genehmigungen von Kreditkarten- und Spesenrechnungen
31. Januar bis 17. Februar 2023: Prüfung und Bestätigung der Rechnungsabschlüsse durch Budget- und Bereichsverantwortliche
Nähere Informationen unter Anweisungen zum Jahresabschluss 2022
Zeitwirtschaft
23. Dezember 2022: Abschluss der Zeiterfassung für das Jahr 2022. Bedenken Sie, dass vorgängig alle Abwesenheitsanträge bearbeitet sein müssen.
Workflows
9. Dezember 2022: Letzte Genehmigungen, die das Jahr 2022 betreffen
Beschaffungsplattform
Um Auslieferungsprobleme zu vermeiden, sind vom 16. Dezember 2022, 16 Uhr, bis einschliesslich 2. Januar 2023 keine Bestellungen in den neuen Lieferantenshops möglich. Die Shops stehen ab 3. Januar 2023 wieder zur Verfügung.
Letzte Rechnungsgenehmigungen zu Beschaffungen sind bis 14. Dezember 2022 möglich. |
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| Feedback zum Newsletter? |
Fragen zu einzelnen Themen des Newsletters oder Anregungen zu ETHIS erreichen uns am besten via Ticket. Hat eine/r Ihrer Kolleg:innen den Newsletter nicht erhalten, möchte dies aber gern? Hier geht es zur Anmeldung.
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| English version |
| ETHIS procurement platform with direct access to 32 external supplier shops |
| In the new ETHIS procurement platform (ETHIS Beschaffungen > Einkauf > ETHIS Beschaffungsplattform) you will not only find ETHIS internal webshops, but also 32 additional supplier shops for office, tool and laboratory supplies: e.g. Merck (Sigma Aldrich), Lyreco, Brack, Digitec, Distrelec, Thermo Fischer and many more. In practice, this means that ETHIS users |
| • | | have access to all integrated supplier shops with one single login (ETHIS); |
| • | | benefit from favourable ETH conditions; |
| • | | process everything paperless, from ordering to payment; ETHIS pre-registers the invoice; |
| • | | always have an up-to-date overview of orders and their status. |
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| The new procurement platform was set up by a cross-departmental team: Franco Gentile (CCSAP, Lead), Carmine D'Agostino and Corsin Sgier (ID), André Baumgartner and Petra Aerni (Purchasing Coordination) and Alessandra Kindle (Controlling). |
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| "Früher war alles besser ... Heute ist es einfacher (Today it's easier)" - the motto of (from left) André Baumgartner, Carmine D'Agostino, Franco Gentile, Petra Aerni, Alessandra Kindle (Photo: Botond Tabani) |
The beginnings of the project were modest. In 2019 it was initially only about a simple benefit analysis: "What if one could also purchase externally via ETHIS?". However, this quickly turned into a project study with the D-BSSE, in which the Facility Services for Science & Teaching with Niels Bürckert, Linda Büchi, Fabian Rufi and Ursula Messerli were significantly involved, and finally a comprehensive project for procurement throughout ETH. Franco Gentile is still happy about this successful "step-by-step launch". The approach was exactly the right procedure for the complex process, he says. In addition, this meant that the concept development was aligned with user needs at an early stage, initially in the pilot with the D-BSSE, and later on in the tests with D-USYS, D-HEST and other units. "Yes, support from pilot users was great," says Alessandra Kindle, "and it contributed incredibly to the success."
According to Tobias Thanscheidt and André Baumgartner from the Purchasing Coordination, the procurement platform is a good example of how improvements for users and service departments work hand in hand. "Bringing the original web shop catalogues of Lyreco, Brack and others into ETHIS gave us the chance to reduce so-called 'wild' orders placed outside the system and thus improve compliance. At the same time, users benefit from better service and lower prices. Most of the suppliers also drop transport costs and small-quantity surcharges." When asked if it is also a benefit for the suppliers, they answer: "Absolutely: The suppliers can act more economically and ecologically by bundling on one ETH channel. For example, they no longer have to manage countless individual accounts for ETH employees."
Carmine D'Agostino experienced the relationship between ETH and suppliers first-hand when building bridges between the ETH system and supplier systems. "The level of digitalisation and technical expertise of the 32 partners was extremely varied," he reports. "There's a wide range from the company that manually re-enters incoming online-orders to companies that have outsourced their IT tasks to third-party service providers on other continents." At many companies, he said, it was apparent that the development of the corporate structure, such as the acquisition of other companies, places enormous demands on IT integration and leaves little room for updates or improvements. He therefore would not confirm the common saying that private companies work efficiently and public institutions do not. "ETH benefits enormously from the in-house know-how of its IT specialists. Within a relatively short time, we built a customised, lean solution and thus saved ETH expensive licences for ill-fitting off-the-shelf solutions."
So everything worked well? No, of course there were difficulties, admits Alessandra Kindle. "One big challenge was the heterogeneity of ordering practices at ETH. But we are familiar with it, standardisation is always rather tricky at ETH. Existing practices are usually very differentiated and no one likes to give them up, either for good reasons or simply out of habit. We try to find a way that is acceptable and reasonable for the majority."
"And I won't forget the shock in the first week after go-live," adds Franco Gentile, "when suddenly a large supplier blocked all deliveries to ETH because of some long unpaid invoices. This had nothing to do with our procurement platform, but because of the coincidence in time, a nasty suspicion appeared ...".
Anyway, the ETHIS team is not discouraged: further shop integrations and an optimisation of the billing process are planned as the next steps for 2023. Feedback is already welcome! |
Brief instructions for use: What you should know.
Private order? Even if it might be tempting: It is not permitted to order goods via ETHIS procurement platform for private use (even if you refund the cost). ETH special conditions only apply to ETH and its employees, not to you as a private individual. Goods will therefore only be delivered to ETH addresses.
Sustainability and coordination of orders. In principle, every ETH employee has access to the integrated supplier shops in ETHIS and can prepare a shopping basket there. However, the order is only triggered when a person with signing authority (budget officer, deputy budget officer, budget manager, budget assistant) approves it. If you want to avoid small deliveries for the sake of sustainability or if a strong coordination of orders is anyway common in your team, we recommend informing your team accordingly. (You can, but do not have to use everything that is technically possible.)
Financial Authorisation "shopper". Persons with this authorisation could previously only order in ETH-internal webshops (e.g. in the office supplies shop), up to CHF 1,500 per order. On the new procurement platform, this authorisation also extends to orders in the integrated external supplier shops (see Financial Regulations Art. 36a). If many people in your team have a "shopper" authorisation, you as budget officer should consider restricting this practice if deemed necessary. Help is available here: Delete authorisation. If you have any questions, please open a ticket.
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| News in brief |
Guest management in ETHIS
On 1 July 2023, ETH Zurich's new guest regulations will come into force, introducing a new guest registration process. ETHIS will support this registration: Future guests can enter their personal data via a web-based mask. Further information will follow in spring 2023.
Workflow for PSP management
Nearly 5,000 openings, mutations and closures of PSP elements are carried out each year. Requests are received on eight (!) different forms, by e-mail, ticket and letter. In order to streamline PSP management for clients and Finance Desk staff, a workflow is currently being developed, which allows to initiate requests directly via ETHIS; the Finance Desk will then process them further in ETHIS without media disruption. Go live is currently targeted for 2023.
ETHIS Inbox: Overdue receivables
Receivables that remain unpaid after multiple reminders or invoices that are recorded with a dunning block by the issuer can be managed in ETHIS in the future. ETH billers will soon be notified about their open actions in their ETHIS inbox "Overdue receivables".
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| Notices and deadlines |
ETHIS News
Curious? On the ETHIS News page you will find |
| • | | the ETHIS information event of 1 September 2022 (video and presentation), including information on the organisation of the ETHIS programme, |
| • | | an ongoing chronology of ETHIS innovations (including smaller ones). |
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Training courses
The new training programme is currently being prepared. The dates will be published on an ongoing basis at: Finance and Controlling Courses for Administrative Staff.
Annual Academic Achievements (AAA)
Submission period: 3 November 2022 to 31 January 2023.
Instructions for processing the report as well as information on the content at ETHIS Help.
Annual accounts and annual financial statement
15 December 2022: last entry of booking vouchers and deferrals
23 December 2022: last notification of contracts over CHF 500,000
30 December 2022: last approvals of credit card and expense invoices
31 January to 17 February 2023: Review and confirmation of financial statements by budget officers and heads of department.
For more information, see Instructions for the 2022 financial statements (German only).
Time management
23 December 2022: Completion of time recording for the year 2022. Remember that all absence requests must be processed beforehand.
HR workflow
9 December 2022: Last approvals concerning the year 2022
Procurement platform
In order to avoid delivery problems, no orders can be placed in the new supplier shops from 16 December 2022, 4 p.m., until 2 January 2023 inclusive. The shops will be available again from 3 January 2023.
Final invoice approvals for procurements are possible until 14 December 2022. |
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Questions about individual topics in the newsletter or suggestions about ETHIS reach us best via ticket.
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