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| Finanzen & Controlling
September 2023 |
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English version below
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| Digitalisierung leben |
Liebe ETHIS Nutzerinnen und Nutzer,
nach der Rückkehr aus Ihrer Sommerpause informieren wir Sie mit diesem Newsletter über zwei neue Workflows im ETHIS Portal: Den Workflow Gästemanagement, den Sie bereits nutzen können, sowie den künftigen Workflow PSP Management, der noch vor Jahresende an den Start gehen wird. ETHIS treibt damit konsequent die Digitalisierung von administrativen Prozessen im Bereich Finanzen und Personal voran. Bereits heute werden jährlich rund eine halbe Million Transaktionen über ETHIS Workflows für Personal, Beschaffung, Rechnungen, Spesen und anderes mehr abgewickelt – Tendenz steigend.
Hinter diesen Zahlen stehen Sie als Nutzerinnen und Nutzer von ETHIS. Das ETHIS Team freut sich deshalb besonders auf einen Austausch mit Ihnen in altbewährter Form: Für Oktober/November planen wir wieder einen Live-Informationsanlass in einem Hörsaal. Dabei können Sie beispielsweise einen Blick auf die bevorstehende Designmodernisierung des ETHIS Portals werfen. Wie immer sind wir gespannt auf Ihre Hinweise, Anliegen und Fragen zu allen Themen rund um ETHIS! Eine Einladung erhalten Sie im Oktober.
Ich wünsche Ihnen einen guten Start in das Herbstsemester -
Ihr Markus Knaus |
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| ETHIS Registrierung für Gäste |
Am 1. Juli 2023 wurde das neue Gästereglement eingeführt, Intern aktuell berichtete dazu am 28. Juni. Zeitgleich startete der neue Workflow Gästemanagement in ETHIS, der die Einhaltung des Reglements digital unterstützt. "Bei der Entwicklung dieses Workflows stand im Vordergrund, die zahlreichen Anmeldeverfahren zu bündeln und eine strukturierte Berechtigungsvergabe an Gäste zu erreichen", so die Projektleiterin Lea Zwimpfer von HR Operations.
Allein im Juli wurden bereits rund 600 Gästeregistrierungen über den Workflow verarbeitet. Erste Erfahrungen zeigten: Die Nutzerführung kommt gut an. Bei der Vergabe der Berechtigungen und der Weiterverarbeitung der Gästedaten in den Umsystemen gab es noch kleinere Hürden, die allerdings dank abteilungsübergreifendem Engagement erfolgreich überwunden wurden. Weitere Optimierungen erfolgen in einem zweiten Release.
Was sind die Vorteile und Besonderheiten des neuen Workflows? |
| • | | Die Registrierung von Gästen erfolgt immer über den ETHIS Workflow Gästemanagement. Jeder angemeldete Gast wird dort einer Gästekategorie (Akademischer Gast, Gastprofessor:in, Stipendiat:in usw.) und einer Leitzahl zugeordnet. Die bisherige Unterscheidung zwischen Kurz- und Langzeitaufenthalt entfällt. |
| • | | Die Gäste erhalten anschliessend einen Link zu einer Webmaske, auf der sie ihre persönlichen Daten eingeben und alle für den Gastaufenthalt erforderlichen Dokumente hochladen können. |
| • | | Die budgetverantwortliche Person muss den Workflow genehmigen. |
| • | | Fachstellen werden in die Registrierung einbezogen, z.B. hinsichtlich der Prüfung von Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Informationssicherheit und Exportkontrolle. |
| • | | Die Gäste werden in den ETH-Systemen gespeichert und erhalten dort Berechtigungen, die ihrer Gästekategorie entsprechen. |
| • | | Alle über den neuen Workflow registrierten Gäste sind in ETHIS sichtbar und können dort verlängert werden. |
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Neu: Mit der Rolle "Gästeverantwortliche:r" können auch Mitarbeitende ohne ETHIS-HR-Berechtigung die Datensätze zu Gästen bearbeiten.
Das Gästemanagement ist über ETHIS > Personal > HR Workflow > Gästemanagement aufrufbar. Nähere Informationen finden Sie hier. Für Fragen steht Ihnen das Team Gästemanagement zur Verfügung: guestmanagement@vppl.ethz.ch |
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| Ankündigung: Neuer Workflow für das PSP-Management |
In ETHIS erfolgen jährlich über 5'000 Eröffnungen, Mutationen und Schliessungen von PSPs. Die Meldungen dazu erfolgen auf (acht!) verschiedenen Formularen, via Ticket oder formlos per E-Mail - das Digitalisierungspotenzial springt ins Auge. Im Januar 2022 hat deshalb ein Team um Marco Stomeo (Finance Desk) und Alessandra Kindle (Abt. Controlling) mit dem Aufbau eines neuen PSP-Workflows begonnen, über den künftig Prozesse rund um das PSP direkt in ETHIS angestossen und abgewickelt werden können. Beispiel PSP-Eröffnung: Nutzer:innen können die erforderlichen Angaben direkt in einer ETHIS-Maske erfassen, der Finance Desk prüft, ergänzt und gibt anschliessend die PSP-Eröffnung frei. Der Bearbeitungsstatus ist dabei jeweils ersichtlich, Doppelspurigkeiten werden durch ETHIS als "single point of entry" vermieden.
"Damit können wir nicht nur den Administrierenden eine Qualitätsverbesserung bieten, sondern auch meine Kolleginnen und Kollegen im Finance Desk von umständlichen Papierprozessen erlösen", freut sich Marco Stomeo. Die Umsetzung schreite gut voran: Erste Tests seien für Mitte September vorgesehen, die Freischaltung voraussichtlich für November 2023. - Wie immer unterstützt durch eine Anleitung in ETHIS Help und entsprechendes Schulungsangebot.
Nähere Informationen und einen Blick auf das Design des Workflows wird der ETHIS-Informationsanlass im 4. Quartal 2023 (siehe unten) bieten. |
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| Kurzmeldungen |
Mehrwertsteuererhöhung ab 1.1.2024
Ab dem 1.1.2024 gelten in der Schweiz erhöhte Mehrwertsteuersätze. Der Normalsatz wird auf 8.1 % (bisher 7.7 %) angehoben, der reduzierte Satz (z.B. für Nahrungsmittel und Bücher) auf 2.6 % (2.5 %), der Satz für Beherbergungsleistungen auf 3.8 % (3.7 %). In ETHIS sind die Änderungen bereits abgebildet: Es können die neuen und die alten Sätze angewendet werden. Für die Wahl des richtigen Steuersatzes ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung massgeblich. Leistungen bis 31.12.2023 unterliegen den bisherigen, Leistungen ab 1.1.2024 den erhöhten Steuersätzen. Enthält eine Rechnung Posten, die nach dieser Regel teilweise den bisherigen, teilweise den neuen Sätzen unterliegen, müssen die entsprechenden Betragsanteile getrennt ausgewiesen werden. - Weiterführende Informationen finden Sie in der Wegleitung Mehrwertsteuer und in ETHIS News.
Annual Academic Achievements: AAA Übersicht Departemente in ETHIS integriert
Seit Juni stehen den Departementen die Managementinformationen zu Annual Academic Achievements 2022 zur Verfügung, abrufbar unter: Lehre & Forschung > Annual Academic Achievements (AAA) > Auswertungen > AAA Übersicht Departemente. Departementsvorsteher:innen, ihre Stellvertreter:innen sowie Departementscontroller:innen und -koordinator:innen können über das dortige Dashboard auf wertvolle Daten für die interne Berichterstattung, Entscheidungsfindungen und die Qualitätssicherung zugreifen. Ermöglicht wird dies durch die Dateneinreichungen aus 810 Einheiten (Rücklaufquote 100%). Das AAA-Team bedankt sich nochmals sehr für deren Mitarbeit und regt die Departemente an, den Einheiten die Informationen aus dem Dashboard in geeigneter Weise zu zeigen, um den Informationskreislauf zu schliessen. |
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| Hinweise und Termine |
ETHIS Informationsanlass: Für das 4. Quartal 2023 ist ein Live-Informationsanlass geplant, u.a. zur Designerneuerung des ETHIS-Portals und dem neuen PSP-Workflow. Eine Einladung mit genauen Angaben folgt im Oktober.
ETHIS News: Was läuft? Auf der Seite ETHIS News finden Sie eine laufende Chronologie zu ETHIS Neuerungen (auch kleineren).
ETHIS Schulungen: Termine werden laufend veröffentlicht unter: Finanz- und Controlling-Kurse für administratives Personal. |
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| Feedback zum Newsletter |
Fragen zu einzelnen Themen des Newsletters oder Anregungen zu ETHIS erreichen uns am besten via Ticket. Hat eine/r Ihrer Kolleg:innen den Newsletter nicht erhalten, möchte dies aber gern? Hier geht es zur Anmeldung.
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| English version |
| ETHIS registration for guests |
New Guest regulations were introduced on 1 July 2023, as reported by Internal news on 28 June. At the same time, the new guest management workflow was launched in ETHIS, which digitally supports compliance with the regulations. "In developing this workflow, the focus was on bundling the numerous registration procedures and achieving a well structured allocation of authorisation to guests," says project manager Lea Zwimpfer from HR Operations.
In July alone, around 600 guest registrations were already processed via the workflow. Initial experience has shown that the user guidance is well received. There were still some minor hurdles in the assignment of authorisations and the further processing of guest data in the peripheral systems, but these were successfully overcome thanks to interdepartmental commitment. Further optimisations will be made in a second release.
What are the advantages and special features of the new workflow? |
| • | | Guests are always registered via the ETHIS Guest Management workflow. Each registered guest is assigned to a guest category (academic guest, visiting professor, scholarship holder, etc.) and a Leitzahl. The previous distinction between short-term and long-term stays no longer applies. |
| • | | Registered guests then receive a link to a web mask where they can enter their personal data and upload required documents. |
| • | | The budget officer must approve the workflow. |
| • | | Further departments then are involved in the registration process, e.g. with regard to checking entry and residence regulations, information security and export control. |
| • | | Guests are recorded in further ETH systems, where they receive authorisations corresponding to their guest category. |
| • | | All guests registered via the new workflow are visible in ETHIS, their term can be extended there. |
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New: With the role "guest manager", employees without ETHIS HR authorisation can edit the data records for guests.
Guest management can be accessed via ETHIS > Personnel > HR Workflow > Guest management. More information here. If you have any questions, please contact the guest management team: guestmanagement@vppl.ethz.ch. |
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| Announcement: New workflow for PSP management |
In ETHIS, more than 5,000 openings, mutations and closures of PSPs take place every year. The notifications are made on (eight!) different forms, via ticket or informally by e-mail - the potential for digitisation is obvious. In January 2022, a team led by Marco Stomeo (Finance Desk) and Alessandra Kindle (Controlling department) therefore began setting up a new PSP workflow, that will make it possible to initiate and handle PSP-related processes directly in ETHIS. For example, PSP opening: Users can enter the required information directly in an ETHIS mask, the Finance Desk checks, completes and then releases the new PSP. The processing status is always visible. Because ETHIS acts as a "single point of entry", duplication is avoided.
"This means that we can not only offer the administrators an improvement in quality, but also relieve my colleagues in the Finance Desk of cumbersome paper processes," Marco Stomeo is pleased to say. The implementation is progressing well: first tests are scheduled for mid-September, the activation is expected for November 2023 - supported, as always, by instructions in ETHIS Help and corresponding training offers.
More information and a look at the workflow design will be provided at the ETHIS information event in Q4 2023 (see below). |
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| News in brief |
Value added tax increase as of 1.1.2024
As of 1.1.2024, increased VAT rates will apply in Switzerland. The standard rate will increase to 8.1 % (previously 7.7 %), the reduced rate (e.g. for food and books) to 2.6 % (2.5 %), the rate for accommodation services to 3.8 % (3.7 %). The changes are already shown in ETHIS: The new and the old rates can be applied. The time of service provision is decisive for the choice of the correct tax rate. Services until 31.12.2023 are subject to the previous tax rates, services from 1.1.2024 to the increased tax rates. If an invoice contains items which, according to this rule, are partly subject to the previous rates and partly to the new rates, the corresponding amounts must be shown separately. - Further information can be found in the VAT guidelines (German only) and in ETHIS News.
Annual Academic Achievements: AAA Overview Departments integrated into ETHIS
Since June, the management information on Annual Academic Achievements 2022 is available for departments at: Teaching & Research > Annual Academic Achievements (AAA) > Evaluations > AAA Overview Departments. Department heads, their deputies as well as department controllers and coordinators can use the dashboard to access valuable data for internal reporting, decision-making and quality assurance. This is made possible by the data submissions from 810 units (response rate 100%). The AAA team would like to thank them once again for their cooperation and encourages the departments to show the units the information from the dashboard in an appropriate way in order to close the information loop. |
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| Notices and deadlines |
ETHIS Information Event: A live information event is planned for the fourth quarter of 2023, including the design renewal of the ETHIS portal and the new PSP workflow. An invitation with detailed information will follow in October.
ETHIS News: What's going on? On the ETHIS News page you will find a running chronology of ETHIS innovations (including smaller ones).
ETHIS Training: Dates are published on an ongoing basis under: Finance and Controlling courses for administrative staff. |
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